Clifford Chance

Le guide pratique sur la gestion des cadeaux et invitations publié le 11 septembre précise certaines bonnes pratiques sans être pour autant prescripteur.

A l'issue d'une consultation publique sur un projet de guide, l'AFA a publié la version définitive de son guide pratique sur les cadeaux et invitations, à destination des entreprises, EPIC, associations et fondations. Ce guide rappelle la finalité d'une telle politique, propose une méthode pour sa mise en œuvre et recommande quelques bonnes pratiques, déjà adoptées par certaines entreprises. L'AFA souligne le caractère non contraignant du guide et rappelle que l'adoption d'une politique cadeaux et invitations n'est pas une exigence légale.

La finalité de la politique cadeaux et invitations

L'AFA rappelle que les cadeaux et invitations "sont des actes ordinaires de la vie des affaires et ne constituent pas, en tant que tels, des actes de corruption". Elle admet que si la très grande majorité des cadeaux et invitations ne traduit pas l'existence d'actes de corruption car ils sont offerts ou acceptés par courtoisie ou à titre commercial (par exemple, les hospitalités sportives et culturelles), dans certaines circonstances – lorsqu'ils ont pour finalité de déterminer l'accomplissement ou le non-accomplissement d'un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles –, ils peuvent constituer des actes de corruption ou de trafic d'influence. Elle encourage ainsi les entreprises à mettre en place une politique sur les cadeaux et invitations afin de maîtriser ces risques.

Le contenu de la politique cadeaux et invitations

L'AFA laisse la liberté aux entreprises d'interdire ou d'encadrer la pratique des cadeaux et invitations. Dans l'hypothèse du choix pour une politique d'encadrement, plutôt que d'interdiction absolue, l'AFA encourage les entreprises à définir des règles qui (i) prennent en considération un certain nombre d'éléments de fond et (ii) explicitent la procédure à suivre (notamment, d'autorisation, le cas échéant).

Les éléments de fonds

L'AFA rappelle que la nature frauduleuse ou non du cadeau réside dans sa finalité plutôt que dans sa nature ou son montant. Elle préconise ainsi de mentionner expressément dans la politique, l'interdiction d'offrir ou de recevoir un cadeau en vue de l'accomplissement ou du non-accomplissement d'un acte, et d'accompagner cette interdiction d'illustrations concrètes.

S'agissant de la valeur du cadeau ou de l'invitation, l'AFA souligne le caractère facultatif de prévoir des seuils au-delà duquel le cadeau ou l'invitation doit être refusé. Elle précise toutefois, qu'en pratique, si l'entreprise fait le choix de fixer un seuil (ce qui a l'avantage d'être plus facilement compris par les collaborateurs), ce seuil pourra être fixé ou situé dans une fourchette. A l'inverse, si l'entreprise ne choisit pas de seuil chiffré, l'AFA valide la possibilité d'utiliser des qualificatifs (comme symbolique, raisonnable, modique, faible) mais recommande de donner des illustrations.

De la même manière, l'encadrement de la fréquence des cadeaux reste un élément facultatif de la politique. A cet égard, l'AFA souligne que l'entreprise peut fixer un nombre maximal de cadeaux et d'invitations pouvant être reçus d'un même tiers par une même personne au cours d'une période déterminée ou encore exiger du bénéficiaire qu'il sollicite, préalablement à l'acceptation du deuxième cadeau, l'autorisation de son supérieur hiérarchique.

L'AFA précise également que l'entreprise est libre d'instaurer des règles différentes (i) entre les cadeaux et les invitations, (ii) selon le type de cadeaux ou d'invitations ou encore (iii) selon les fonctions exercées (par exemple, les règles peuvent être plus strictes pour les achats). La politique peut également s'adapter aux usages locaux.

La procédure

Si l'entreprise fait le choix d'encadrer la pratique des cadeaux plutôt que de l'interdire, l'AFA recommande de déterminer dans la politique qui peut prendre la décision d'accepter les cadeaux ou de les refuser. En pratique, ce pouvoir de décision reviendra soit à tout collaborateur, et s'accompagnera éventuellement d'une obligation de déclaration au-dessus d'un certain seuil, soit au supérieur hiérarchique ou à toute autre personne désignée à cet effet.

L'AFA recommande par ailleurs aux entreprises de se doter d'un outil informatique en fonction de la volumétrie de l'information à traiter. Elle préconise également d'énoncer, dans la politique, les questions à se poser avant d'accepter ou de refuser un cadeau.

Sur la base de bonnes pratiques appliquées par certaines entreprises, l'AFA recommande plus particulièrement de :

• Mutualiser les cadeaux reçus (par exemple, organisation d'une loterie ou don à des œuvres caritatives); 
• Instaurer un registre des cadeaux et invitations qui sera, en tout état de cause, demandé par les agents de l'AFA en cas de contrôle.

La nécessaire cohérence et articulation avec les autres composantes du programme de conformité

L'AFA considère que cette politique doit être mise en œuvre en considération de la taille et des moyens de l'organisation et des risques auxquels elle est exposée. A ce titre, elle doit ainsi être cohérente avec les risques identifiés par la cartographie des risques de l'entreprise.

Le guide préconise également qu'elle s'article avec le code de conduite et d'autres procédures (notes de frais, mécénat, parrainage, etc.). S'agissant tout particulièrement de son articulation avec le code de conduite, l'AFA précise que ce dernier peut inclure ou reprendre des éléments de la politique cadeaux et invitations, ou y renvoyer expressément.

La mise en œuvre de la politique cadeaux et invitations

L'AFA précise que la politique cadeaux et invitations a vocation à s'appliquer à tous les collaborateurs (y compris, mandataires sociaux, collaborateurs occasionnels, stagiaires, intérimaires), et doit donc, à ce titre, faire l'objet d'une large diffusion au sein de l'entreprise (via une publication sur le site intranet, par courriels, affichage dans des espaces communs, etc.). L'AFA recommande également qu'elle soit applicable aux partenaires commerciaux de l'entreprise via des dispositions contractuelles ou un document relatif aux dispositions applicables aux fournisseurs (par exemple, une charte des achats responsables).

En outre, l'AFA recommande qu'une formation sur la politique cadeaux et invitation soit dispensée aux collaborateurs les plus exposés, de préférence en présentiel.

Enfin, afin de contrôler l'efficacité de la politique, elle recommande que cette politique fasse l'objet d'un contrôle à trois niveaux, conforme à ses recommandations en termes de contrôles interne:

• Contrôle hiérarchique sur les demandes d'autorisation d'acceptation des cadeaux et invitations ainsi que sur les notes de frais – contrôle de premier niveau ;
• Contrôle comptable via l'enregistrement comptable des cadeaux – contrôle de deuxième niveau; et
• Contrôle par l'audit interne – contrôle de troisième niveau.